教育督导评估资料收集与整理是学校综合督导评估创建工作的重要组成部分。对学校评估资料收集整理的指导，能够帮助学校理清管理思路，发现问题，总结经验与教训，扬长避短，促进学校实现科学化、规范化、精细化管理。以下是笔者从事教育督导工作以来，在对学校标准化建设、特色学校建设等综合督导评估的指导过程中的一些实践和体会。
一、端正思想认识
1.纠正错误的思想认识
在教育督导实践过程中，我发现有几种较有代表性的关于资料搜集的不正确的认识：一是认为督导评估就是办资料。这种思想在以前没接受过督导评估的学校和领导中普通存在;二是认为通过几个人加几个班突击一下就行了，这是在按一般的专项检查的经验理解评估资料的搜集整理;三是听说资料从简就马虎办资料，导致资料不能印证所做的工作，不能说明问题;四是弄虚作假，“借、造”资料，想蒙混过关。以上几种错误的认识一定要纠正。
对于教育督导评估资料的收集与整理，应该有一个较为全面的认识：其一，督导评估是对学校办学情况的一个整体性综合性的评估，评估过程中的信息来自于听、看、查、谈、访等各个方面，看评估资料是其收集信息的重要途径，但不是唯一途径，收集资料很重要，但又不是创建工作的全部。其二，督导评估涉及学校几年来各部门各层面的工作，时间跨度长，涉及部门多，而且在创建过程中，还在不断产生新的资料，收集、分类、整理都需要大量时间，绝不是几个人加几天班就能完成的;其三，不能简单地理解资料从简。资料从简是要把资料办得简洁明了，避免冗杂庸肿，而不是简单。资料一定要能说明问题、印证观念、印证事件;其四，“借、造”资料这种自欺欺人的行为是不可能蒙混过关的，也有害于师生教育，有损于学校形象。每所学校都有自己的个性特点，“借、造”资料是很难融入学校资料体系的，再说督导评估人员大多查阅资料较多，有特点的资料一眼就能识别，所以学校一定要打消这个错误念头。
2.确立正确的基本原则
一是合法性原则。这是首要的原则，搜集的资料必须符合教育法律法规和相关规定的要求。二是真实性原则。这是资料搜集最基础性的原则，弄虚作假一定要避免。真实性方面除了收集原始资料外，还有一个事实是否真实的情况，如果以前做过的事由于某些原因，资料造成缺失或没有及时记录，可以追忆补充，不会影响资料的真实性。三是有效性原则。资料的搜集整理一定要紧扣评估方案中评估指标的要素，以本校近几年的资料为主，只有能够印证评估指标要素要求的资料才是有效资料。四是规范性原则。资料搜集整理的就是要便于查找，所以必须规范，其一是形式上要规范，资料编目录盒签，资料纸张大小等尽可能统一标准;其二是内容要相对集中，具有一定的逻辑性。五是一致性原则。由于资料的收集整理时间、部门不同会造成数出多门、事出多门而不一致的情况，还有可能出现与申报表、自评报告数据事例不一致的情况，这就需要认真核对，保证资料的一致性和真实性。
二、优化工作流程
因为督导评估资料的搜集与整理不是一个短期的、简单的工作，所以需要统筹安排，按一定工作程序操作，避免走弯路。一般来说有以下几个基础步骤：
1.在确定开展评估创建之日起，在制定的学校创建方案中就要考虑成立评估资料组，指定专人负责，成立专班，制定工作方案，明确分工和阶段目标。
2.组织工作组成员认真学习评估方案，理解方案指标体系的基本结构、要点和特点。
3.分工协作搜集整理，按A级指标收集、B级指标分类、按C级指标或指标要素的顺序编目，装盒。
4.组织专人逐盒审阅资料，查漏补缺，要求做到紧扣方案，横不缺项，纵不断线(各项资料对应方案指标“不缺项”，近三年的资料前后连贯“不断线”)，能充分展示学校的办学历程和特点，印证自评报告。
5.进一步调整充实资料，统一数据，突出亮点，形成特色。
以上是一般的工作程序，也可先由一人吃透方案后，结合学校实际按方案指标体系及要素要求编制出资料目录后，分发到相关人员收集，然后再整理装盒，这种方法优点是效率较高，能在较短时间内使资料合拢成形，缺点是只有少数人了解方案要求，实际操作中会出现较多无效资料甚至出现违反规定的“问题资料”，资料负责人后期整理的工作量会非常大。我们在搜集整理资料时可以考虑两者结合的方式：先由各部分资料负责人，根据已有资料和所需资料，分别拟出各块资料目录，再由资料总负责人组织人员协商审定后再进一步搜集整理和完善资料。不管采取哪一种工作程序，最关键的一点是负责搜集整理资料的人员必须理解方案指标体系的基本架构和特点。
三、紧扣重点要点
每一个评估指标体系都有自身的特点，有不同的侧重点，教育发展在不同时期有自己的重点难点、热点，在评估资料搜集过程中，都需要重点关注。
1.理解方案体系
方案体系架构是资料的总纲，资料的准确存放必须建立在对架构理解的基础上。举例来说，现在武汉市使用的评估体系，大体上分为以《武汉市初中学校标准化建设评估验收方案》为代表的A级指标相对独立的体系模式和以《武汉市公办小学素质教育综合督导评估方案》为代表的A级指标有机联系的体系模式。初中标准化建设学校的评估体系中四个A级指标(A1规划布局、A2办学条件、A3教育教学、A4队伍建设)块面分明，各块自成体系。如果按块分工负责，完成后合拢基本上不会有大的问题。这样的体系还包括《武汉市公办小学标准化建设评估验收方案》。而小学素质教育评估体系的四个A级指标(A1素质教育的保障、A2素质教育的实施、A3素质教育的成果、A4学校自主发展)则是一个有机的整体，它将学校的整体工作按照“保障、实施、成果及个性特色”划分，这就要求学校各部门都要将自己手头的资料按这四大块或前三大块分类，分别归入四个A级指标中。如果简单地将四个A级指标分派给四个人负责，必然会造成资料的错位、重复和缺项。这一类指标体系还包括《武汉市普通中小学校办学水平综合督导评估方案》。在B级指标设定上，各方案基本上是按学校管理块面划分，按德育、智育、体卫艺教育和学生、教师、学校等逻辑关系分块，只需按学校管理思路理解和组织材料即可。C级指标比较具体，但理解时一定要放在A级、B级指标的大框架下进行判别归类。
2.形成具体思路
①办学思想方面资料的收集。这一方面由于指标要素中如全面贯彻党的教育方针，全面实施素质教育，教学中心地位突出等要求说得比较抽象，又没有评估注释，学校在收集时不太好具体化。我建议学校通过“三表”、学校工作规划、计划、工作方案、总结，学校办学目标、办学理念以及校长关于办学思想办学理念方面的讲话、发言稿、文章等资料来印证和宣示学校的办学思想。
②硬件条件方面资料的收集。这方面的资料在形式上从统计表到登记表、印证表单要条目清晰，层次分明，在内容上要与实物对应，力争各基项指标达标。注意收入设备设施添置报损、管理、使用情况的资料，特别要整理好器材管理和使用的资料。
③队伍建设方面的资料收集。资料分干部队伍和教师队伍两部分收集。基本按照人员配制(编制)基本情况及印证资料，德能的培训提高，两支队伍德能方面的成果的逻辑顺序收集整理。
④教育教学方面的资料收集。各类方案都将教育教学按德育、智育、体卫艺教育分块，然后按“目标计划、教育行为(开课、课题建设、活动、探索创新)、成果(成效)”的逻辑关系收集整理。
⑤成果方面资料的收集。每一种方案中都有反映学校办学成果的部分。收集时，按学生成果、教师成果、学校成果分块，学生部分按德、智、体卫艺分类，教师部分按师德、专业分类，学校主要按行政表彰奖励、社会评价分类，各类成果再按照统计表、登记表、印证材料的逻辑方面和典型相结合形式凸显办学成果。
3.关注核心指标
学校要全面了解教育政策法规、办学规范、评估方案的标准。如国家课程的落实、“阳光体育一小时”的活动安排必须结合大课间、体育课和课外活动综合考虑;学校校舍五年内必须经过安全鉴定;各季节作息时间安排、校本课的设置、健康教育课的落实;规范办学行为的相关规定;学校内部机构的岗位设置、教师学历合格和高一层学历比例、学生近视率控制等要符合相关要求;实验室、图书馆、电脑室等基础设施及配备标准等都需要符合相关要求;现在还有文明创建和社会主义核心价值观进校园、进课堂的新要求。
4.规范资料入盒
为了使资料大纲清晰，一目了然，必须做到：第一，资料要建总目录，每盒建分目录，盒面和盒侧按指标体系制作盒签;第二，盒内资料按由总到分，由面到点，由近期到以往的顺序存放。最上面一般存放该指标要素的统领性的资料，然后是印证资料。如小学素质教育评估方案中的人员配置，先放相关人员基本情况统计表，然后是登记表，接下来存放印证表册的复印件;再如学生思想道德素质，先放“学生行为规范情况统计”登记表，再放问卷调查、座谈等印证资料，接下来存放学生思想道德素质方面的典型材料，按由近及远的的时间顺序，点面结合反映学生素质。这样存放资料容易给查阅者留下一个整体印象。第三，简化目录，资料相对集中。资料和目录并不是越多越细越好，为了便于翻阅与查找，资料一般要相对集中装订，目录随之简化，如德育活动、大型活动资料单独成册，系列主题活动资料集中装订，目录编写为某某系列主题活动资料即可。第四，有些关键资料几个指标都需要的可以通过建索引解决，但一定要注意只限于复制成本太大的资料，小型资料最好复制几份，按需存放，避免因传看遗失而缺项。